PM#1: Das Kreuz mit der „Über-Toolisierung“

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In unserer heutigen Ausgabe von The Digital PM geht’s um ein Phänomen, vor dem sich niemand so richtig schützen kann: dem Überfluss an Tools, die einem im Internet immer und überall angeboten werden.

Ob per E-Mail, auf Facebook, LinkedIn, Twitter oder Instagram – ständig gibt’s Infos zum neuesten, heißesten Must-Have-Tool für mehr Effizienz, bessere Produktivität, schnellere Kommunikation oder reibungslosere Workflows. Gibt man sich dem hin, steht man schnell mit einer Fülle an (Software-)Werkzeugen da, die Kosten verursachen und dann doch gar nicht so toll zusammenspielen und harmonieren – Mehraufwand, umständliche Workarounds und Frust sind oft die Folge.

Analysieren – Evaluieren – Entscheiden

Oft kommt allerdings schon im Vorfeld ein Prozess zu kurz, wenns um die Einführung oder Nutzung neuer Werkzeuge im Unternehmen (oder auch für sich selbst und ganz privat) geht – die alte Frage: „brauch ich das denn eigentlich wirklich?“

Keine Frage: viele Productivity Apps glänzen heute mit einer sexy Oberfläche, Chat-Systeme verführen mit dem Versprechen, die Kommunikation ginge um vieles schneller und „frischer“ als per herkömmlichen Mitteln und Projektmanagement-Suites versprechen sowieso, das Management von Aufgaben und Prozessen in einen Ponyhof umzuwandeln.

Die Wahrheit ist, dass es meistens sehr sinnvoll ist, sich in dem Moment, wo ein neues Tool am Horizont erscheint, die folgenden Fragen zu stellen:

  • wie effizient ist mein derzeitiger Prozess / Werkzeug?
  • wie hoch ist Aufwand, ein neues Werkzeug in meinem Unternehmen / bei mir persönlich zu implementieren?
  • bin ich von den Features überzeugt oder muss ich unter Umständen auch hier wieder Kompromisse eingehen?
  • wie ist die Kostensituation und die Kosten-Nutzen-Rechnung?

Utopie vs. Realität

In der Praxis sieht das meist allerdings so aus, dass Tools aus verschiedenen Gründen mal schnell besorgt und husch-husch implementiert werden, dann aber entweder keine richtige Akzeptanz und Nutzung durch die Mitarbeiter_innen erfahren oder es sich schlichtweg herausstellt, dass der bisherige Weg oder die bisherige Software ohnehin einen gleichwertigen oder sogar besseren Job gemacht hat.

Dann kommt oft der Katzenjammer, weil ein Zurückgehen durch andere Datenstrukturen oder viel Investition an Zeit und Ressourcen auch kein gangbarer Weg mehr ist und man muss sich wieder mit halbgaren Lösungen abfinden.

Beratung vor Impuls

Wir von inQrt haben natürlich diese „Tool-Reise“ in der Vergangenheit auch schon mitgemacht und daraus wichtige Erfahrungswerte und Prozesse destilliert. So wird immer eine Evaluierung aller Parameter vorgenommen, im Team diskutiert, Entscheidungen nochmals hinterfragt und alles so mehrfach sondiert, bevor eine Entscheidung gefällt wird.

Das hat dazu geführt, dass wir mit einem relativ schlanken „Werkzeugkoffer“ unterwegs sind, mit diesen Tools aber sehr effizient für unsere Partner_innen und Kund_innen im Einsatz sind.

Dieses Wissen geben wir Ihnen natürlich gerne weiter und unterstützen Sie jederzeit gerne – nehmen Sie Kontakt mit uns auf und kommen wir ins Gespräch!

 

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